Uno siente que está en muy buenas manos: Caso de éxito Hilti

En tiempos de confinamiento y pandemia, la firma digital ha sido una de las transformaciones digitales que más ha destacado durante la crisis sanitaria. Fue así como conversamos con Marta Gallegos, HR Business Partner de Hilti, una de las empresas más importantes en el rubro de la construcción, ¡y un nuevo Caso de Éxito Buk!

Marta nos contó sobre su experiencia de Antes y Después de la implementación de Buk en la organización y cómo le ayudó la firma electrónica a ahorrar tiempo y procesos del área de RRHH y otras áreas de la empresa.

¡Échale un vistazo a lo que conversamos con Marta Gallegos y revisa nuestro entrevista virtual al final de la nota!

Fue un match fortuito

¿Qué los llamó a considerar la firma electrónica dentro de su empresa? ¿Cómo fue este proceso?

"Esto es algo que veníamos pensando hace bastante tiempo, y lo que lo aceleró fue la modalidad 'home office' que se instauró en nuestra empresa debido a la pandemia. 

Nosotros empezamos a trabajar desde casa cerca del 15 de marzo. Sin embargo, teníamos personal que no estaba en confinamiento. Contábamos con personas que estaban subiendo faenas, y otras que estaban cambiando de cargo. 

En un momento nos dijimos que era necesaria la formalidad, más aún al no estar en la oficina ni tener acceso a las carpetas físicas. De repente incluso las personas necesitaban su anexo o su contrato para algún trámite y tampoco los podíamos ayudar. 

Justo cuando comentábamos que ya era necesaria la implementación de la firma electrónica, me llegó un correo de Buk. En el mail nos ofrecían otros servicios que nosotros ya tenemos, porque tenemos contratos globales a nivel Hilti, entonces les agradecí su oferta y les expliqué que ya contaba con esas cosas. A eso me respondieron si acaso contaba con firma electrónica, y fue un match muy fortuito. 

Tuvimos reuniones con varios proveedores, pero finalmente nos gustó mucho Buk. Encontramos que la plataforma se veía súper amigable; todo bien ordenado y simple. Tuvimos una reunión para entender cómo funcionaba, y partimos desde cero. Ni siquiera sabíamos cómo era una firma electrónica legal para cosas laborales."

¿Cómo ha sido el antes y después de Hilti en la pandemia con firma electrónica?

"De partida, antes nosotros éramos muy manuales. Todo era en Word y editando para rellenar con los datos de cada persona. Ahora ya tenemos un montón de plantillas que son básicamente automáticas: la información se carga sola, la plantilla ya existe, y el documento le llega al representante legal y al correo de la persona para que lo firmen. Es mucho más rápido, nos salva mucho tiempo, y nos apoya con esta legalidad o formalidad que necesitamos para el movimiento de personas o cambios. 

Obviamente en el área de recursos humanos es de gran impacto, pero también estamos ayudando a otras áreas. Por ejemplo, en el área de finanzas están entregando los nuevos modelos de celulares, entonces la política de aceptación del celular y qué celular te entregué, lo estamos haciendo súper rápido. También estamos apoyando al área de marketing porque estamos haciendo ventas internas para los trabajadores, para bajar los niveles de inventario. Entonces la aceptación para el descuento y la compra-venta, también la hacemos por ahí."

Entonces todo ese tiempo que ahorras con la firma electrónica ahora lo inviertes en ayudar a otras áreas… 

"Claro. Nos mejoró los procesos tanto a nosotros como a otras áreas.

Además, con toda esta información también pudimos construir la carpeta electrónica de cada trabajador. Entonces, si ahora necesitan su anexo, su contrato, exámenes ocupacionales o algún documento, ellos mismos pueden ir directamente a su carpeta para sacarlo." 

¿Cómo fue la recepción de los colaboradores de Hilti cuando les informaron que contarían con firma electrónica?

"Para los trabajadores ha sido muy bueno poder tener toda esa información disponible y de manera rápida.

En cuanto a la implementación, hay de todo. Hay gente que agarra la tecnología super rápido y que a la primera ya entienden el funcionamiento, mientras que otras personas necesitan de más acompañamiento durante el proceso, ya sea porque se les olvida la contraseña o no encuentran las funciones o los correos. Esta mezcla finalmente es propia de la diversidad que tenemos en Hilti.

En general nos simplifica las cosas a todos."

¿Qué te ha parecido el proceso de acompañamiento que te ha brindado Buk, tanto en el proceso de implementación como en la resolución de dudas e inquietudes?

"Me ha parecido súper bueno. A nosotros nos asignaron a una persona súper amorosa y seca para capacitarnos y ayudarnos en todas las dudas.

Tuvimos una capacitación de un mes más o menos, en el que nos juntamos todos los jueves, y nos dejaba grabarla para que después no se nos olvidaran las cosas. Nos explicaba cómo hacer todo, nos ayudaba con cada duda que teníamos y nos pasó datos para hacer todo más fácil. Además nos ayudó a implementar las plantillas más básicas, como las de contrato. 

Hasta el día de hoy de repente hay cosas que no me funcionan, le escribo y ella me ayuda y todo, siendo que ella ya cerró la parte de implementación. Ella no tendría por qué seguir ayudándome después del proceso inicial que ya cumplió, pero siempre tiene esa buena disposición."

¿Qué le recomendarías a otra empresa que esté buscando firma electrónica? 

"Yo les recomendaría 100% Buk. De hecho, los he recomendado a muchos colegas de otras empresas. En Buk son profesionales, rápidos y amables. Además, la plataforma es súper completa. Uno siente que está en muy buenas manos.

Si nosotros no tuviésemos estos contratos globales, obviamente estaríamos usando Buk para muchas cosas. Lamentablemente en ese sentido estamos un poco atados de manos."

¿Te consideras una Buklover?

"Totalmente, yo soy una Buk Lover." 

Revisa nuestra entrevista completa en el video de a continuación y descubre más sobre la experiencia Buk.