Cómo tramitar licencias en tiempos de COVID-19

Considerando el escenario de salud en el que estamos insertos a raíz de la propagación del COVID-19, La Superintendencia de Seguridad Social, emitió un pronunciamiento (Dictamen 1203-2020) en materia de tramitación de licencias médicas, para que éstas puedan ser enviadas digitalmente.

Licencias médicas electrónicas

Les dejamos a continuación, los pasos a seguir en el caso que tener que realizar este procedimiento que antes se realizaba a través de un formulario de papel:

1. El doctor emite el formulario de licencia, lo firma y se lo entrega al trabajador para que también firme.
2. Para justificar su ausencia laboral, el colaborador podrá digitalizar el formulario y enviar una copia por ambos lados a su empleador, en formato PDF o como imagen -sin abrir su sello-, debido a que contiene el diagnóstico que es un antecedente sensible.
3. El empleador recibe el formulario de la licencia por correo electrónico, y debe completar los datos de la zona “C” del mismo. Además, incluir su mail y un número de contacto para que la entidad pagadora del subsidio lo pueda ubicar.
   
   
4. Hecho lo anterior, el empleador debe digitalizar el formulario de licencia y enviarlo por correo electrónico de vuelta al colaborador, con los antecedentes laborales exigidos en la zona “C” junto al comprobante de recepción.
   
   
5. El trabajador deberá remitir digitalmente a la entidad pagadora que corresponde (COMPIN O  Cajas de Compensación de Asignación Familiar, C.C.A.F), el formulario abierto, para que se pueda visualizar el diagnostico y la zona “C”.

Cabe destacar que para hacer efectivo este procedimiento, el trabajador debe entregar su consentimiento a la C.C.A.F que corresponde, para que dicha entidad pueda acceder a los datos privados de la licencia médica (Ley N° 19.628, sobre datos personales y de carácter sensible).

Asimismo, las entidades pagadoras del subsidio deben mantener confidencialidad en el tratamiento de los datos sensibles de las licencias médicas digitales abiertas, y sólo los puede usar para verificar  los requisitos de acceso y calcular el eventual subsidio por incapacidad laboral de sus afiliados.

El trabajador deberá guardar el formulario original de papel por 5 años contados desde el inicio de su reposo, para se utilizado en eventuales peritajes de las entidades fiscalizadoras.

¿Qué ocurre si un tercero tiene que emitir tu licencia médica?

Si por ejemplo, el trabajador está hospitalizado y un tercero debe emitir su licencia médica, éste debe adjuntar en el correo la copia digitalizada abierta, una copia de la cédula de identidad por ambos lados y de la huella dactilar del trabajador.

¿Qué ocurre si un trabajador no tiene acceso a un correo electrónico o a un dispositivo para enviarlo?

Estos deberán asesorar y apoyarse de su respectiva COMPIN o C.C.A.F., las que tendrán un número telefónico de asistencia o, de ser posible, un servicio presencial en las sucursales u oficinas para apoyar con la digitalización de los formularios de licencias médicas.