Hablar de control de gastos es tener una conversación sobre una de las acciones más importantes que tienen las empresas, sin importar su tamaño o actividad, ya que se reducen los riesgos financieros a mediano y largo plazo; y es posible además funcionar bajo una mejor planificación.
Es importante destacar que implementar políticas y estrategias de control de gastos ayuda a reducirlos, mejorando de esta forma la eficiencia financiera de la empresa.
Te invitamos a leer nuestra nota con el fin de poder abordar el tema y la importancia de implementarlo como una herramienta más dentro de la gestión.
Importancia del Control de Gastos en las Empresas
Es común escuchar lo importante que es tener un control de gastos en la organización, pero ¿sabemos por qué? Estas son algunas razones de su importancia:
- Es una estrategia que permite alcanzar el éxito a largo plazo, pero es importante primero establecer políticas y procedimientos claros que permitan reducir o eliminar aquellos gastos que no aportan o que son totalmente innecesarios.
- Es una acción que evita el endeudamiento de la empresa, ya que es posible tener un detalle de todos los recursos que se tienen y evitar gastar más de lo que es posible.
- Permite estar listo para las contingencias y hacer frente a los imprevistos con el fin de proteger a la empresa de gastos excesivos por no prever el escenario y los posibles cambios.
Estrategias Efectivas para el Control de Gastos
Existen algunas estrategias sencillas de implementar que te pueden ayudar a implementar un mejor sistema, algunas de ellas son:
- Establecer un presupuesto y monitorea su aplicación
Es importante tener un presupuesto general y también enfocado por áreas de la empresa, esto permite que se tenga una idea más general de lo que se puede gastar, pero también del límite.
- Establecer indicadores
Todos los presupuestos deben estar amparados por indicadores que permitan la medición y la contabilidad de la entrada y salida de recursos. Algunos ejemplos de estos indicadores son: ventas mensuales, tasas de producción, entre otros.
- Crear un seguimiento para gastos
Es importante poner en uso una estrategia de seguimiento considerando los indicadores que te has fijado, de esta forma podrás hacer cambios, mejoras o eliminar aspectos de tu estrategia que no están funcionando.
- Tener un buen registro del inventario
El inventario de una empresa es un factor esencial cuando se trata de controlar bien los gastos, porque permite visualizar las existencias y lo que se ha invertido. Si fallas en los inventarios se incrementa un riesgo de pérdidas no solo económicas.
Herramientas Tecnológicas para Optimizar el Control de Gastos
Existen muchas herramientas, desde la más básica o simple hasta las más complejas para ayudarte con estos procesos, veamos algunas:
- Excel/hojas de cálculo
Esta es una herramienta muy simple y de bajo costo que permite tener un control de gastos, de esta forma y de manera manual es posible completar la información, calcular, entre otras acciones necesarias. Sin embargo las hojas tienen un límite y si es necesario tener acciones más especializadas esta herramienta no será la mejor opción.
- Herramientas tecnológicas
Son aquellas que con el uso de la tecnología permiten que sea posible agilizar los procesos contables, el pago de remuneraciones entre otros aspectos que conlleven gastos para tener una mejor gestión.
- Herramienta CRM
Los CRM, permiten gestionar mejor las relaciones con los clientes ya que poseen módulos que ayudan a gestionar presupuestos entre otros gastos que influyen en la sostenibilidad financiera.
Ejemplos de Gastos Administrativos Comunes
Los gastos administrativos se refieren a los gastos de tipo general que se relacionan con la administración y la gestión de la organización y que devienen de la actividad propia de la empresa.
Entre los más comunes encontramos:
- Alquiler de oficinas.
- Pago de cuentas de agua, luz, internet entre otros.
- Pago de remuneraciones al personal de la empresa.
- Pago de seguros médicos entre otros.
- Pago por compra de suministros de oficina.
¿Conoces Buk?
Buk es una empresa que tiene como misión crear un lugar de trabajo más feliz por lo que ofrece diferentes soluciones de tipo tecnológico que permiten agilizar los procesos de gestión de personas en las organizaciones como es el caso de pago de remuneraciones, control de asistencia, capacitaciones y muchas otras.
Conoce todas las soluciones de Buk y la forma de optimizar tu presupuesto y trabajo con nuestras soluciones haciendo clic aquí.
Comunicadora y periodista especialista en marketing digital. Redactora senior con 10 años de experiencia en la cons...
¡Déjanos tu comentario!