Los acompañamos a caminar, trotar y correr: Programa Onboarding Shipit

El Onboarding es un proceso organizacional que cada vez más está tomando relevancia para crear un lugar de trabajo más feliz. Generar experiencias positivas en cada uno de los hitos del ciclo laboral del empleado tiene múltiples beneficios, como aumentar la productividad, la creatividad, la atracción y retención de talento, la retención, entre otros.

Empresas que han ido creciendo, se están dando cuenta de la importancia del proceso de Onboarding y están dispuestos a la mejora continua, recibiendo feedback de sus mismos colaboradores para diseñar una experiencia mágica e inolvidable del primer día y año de su nuevo lugar de trabajo.

En el mes de Onboarding en Buk, quisimos entrevistar a uno de nuestros clientes que ha destacado por su Programa de Onboarding. Entrevistamos a José Tomás Novoa, Co-Fundador de Shipit, empresa que busca resolver y simplificar la logística del mundo E-commerce.   

1. ¿Cómo nace Shipit? ¿Por qué esta idea de negocio?

"Nos sentaron juntos con Allan trabajando en Fundación Chile, evaluando emprendimientos y proyectos y siempre tuvimos el bichito de empezar lo nuestro, hasta que Allan me dijo: "Tengo este proyecto ¿Vamos?" y me incentivó a renunciar y dedicarnos a simplificar la logística del Ecommerce."

2. ¿Cuál es el propósito de Shipit?

"Nuestro propósito en Shipit es poder simplificar y centralizar los servicios de logística. Poder entregar, en cosa de un día, una solución, donde podamos generar conexiones y despachos".

3. ¿Cómo se han ido gestionando los procesos Organizacionales? ¿Específicamente el proceso de Onboarding?

"Armar los procesos ha sido complejo, nadie nos preparó ni advirtió lo que era armar una empresa. Te diría que de a poco,  fuimos ordenando y armando la estructura. Nuestra lógica siempre ha sido: Tenemos este dolor, como lo resolvemos,  armemos un proceso. Crear equipos y diseñar procesos con la gente ha sido desafiante y lo hemos hecho a pulso en conjunto con documentación y buenas prácticas laborales que hemos investigado, junto con ensayo y error. El tema de Oboarding es super importante, nos preguntamos: ¿Cómo hacemos que la gente que viene de cualquier industria o carrera, a veces sin experiencia, entre a Shipit y se sientan cómodos? ¿Cómo hacer para que empiecen primero a caminar, a trotar y correr después con nosotros?".

4. ¿En qué consiste el programa de Onboarding en Shipit?

"Principalmente cualquier persona que entre tiene que entender cómo funciona la operación, como se mueve un paquete, las palabras que utilizamos, etc, por lo que armamos glosarios para que nuestro programa de Onboarding tomara forma. El proceso dura dos semanas y durante ese tiempo no se le asignan tareas en relación con su cargo".

"Desde el primer día asignamos un tutor de otra área a la cual ingresa, para que lo acompañe durante un mes y lo guíe en su crecimiento y adaptación a su nuevo lugar de trabajo. Les entregamos material para que aprendan acerca de donde se encuentra parado hoy Shipit, los tipos de proveedores, clientes, etc. Nos preocupamos de entregar una capacitación completa y profunda de nuestro negocio. También gestionamos encuentros con los gerentes de cada área para que les cuenten sus objetivos y su estrategia para ir resolviendo los desafíos que se presentan en el camino".

"Creamos instancias, donde promovemos que se tomen un café con los fundadores de Shipit para romper el hielo y hacerlos sentir que son parte de este buque, que entiendan que pasa a bordo y nos ayuden a remar para que en conjunto logremos nuestro propósito". 

"Agendamos 10 cafés, con personas de diferentes equipos para que se conozcan". 

"Hacemos capacitaciones acerca de cómo funciona nuestra plataforma, la tecnología y las herramientas digitales que utilizamos. También ahora lo hemos retomado, porque se complicó por la pandemia, pero también nos preocupamos de que la persona vaya a terreno, se suba al auto, retire el producto, vaya a nuestras bodegas y vea como se etiqueta, cuáles son los problemas que tenemos, etc. Así conocen nuestro servicio de manera completa". 

5. ¿Cómo apoyan y acompañan este proceso los líderes de Shipit?

"Asignamos un tutor, el cual hace seguimiento de cómo está la persona y el jefe con el tutor triangulan lo que está pasando. Ambos se coordinan para ayudar al nuevo ingreso". 

6. ¿Cómo has percibido que los nuevos ingresos valoran el programa de Onboarding?

"Hemos recibido super buen feedback, nos comentan que nunca los habían recibido tan bien, pero sabemos que el desafío más que hacerlo mejor que otros, es hacerlo bien. Es importante la retención como parte del Onboarding y remar juntos". 

"Nuestra cultura se caracteriza en que estemos todos informados y ser súper honestos en todo lo que hacemos. Nos preocupamos de transmitir esto. El proceso de Onboarding ha ayudado a generar estas conexiones, a tener más cafés y conversaciones. De hecho, en estas mismas instancias les pedimos feedback acerca del Programa de Onboarding, así tratamos que todos pongan de su toque y hacemos mejora continua".

7. ¿Qué tips le entregarías a personas que están diseñando su Programa de Onbaording?

"Les diría que siempre es importante definir una línea base de que es lo que la persona tiene que saber para trabajar en ese lugar. Tener claro el norte, para que les quede claro como ellos desde su trabajo, competencias y habilidades aportan valor".

"Es fundamental setear las expectativas y fijar objetivos. Qué espero yo de ti, como me vas a ayudar y que necesitas de mí. Debe existir esa confianza, en donde si no sabes hacer algo, me lo digas y juntos lo logremos. Remar juntos siempre agrega valor. Se tienen que sentir siempre cómodos y confiados de que, si algo anda mal, lo conversaremos y solucionaremos juntos y si algo anda bien, lo reconoceremos". 

Acá puedes ver la entrevista en el video realizado en Vivo a José Tomás Novoa: