Se acerca el verano, fecha en la que una gran cantidad de colaboradores se toman vacaciones, ¡siendo el momento más esperado del año! Pero muchas veces organizarlas desde dentro de las empresas puede ser muy confuso si no cuentas con un software o sistema de gestión digital.
Hoy en día hay organizaciones que aún utilizan Excel como solución para llevar la cuenta de las vacaciones y días disponibles de cada uno de los colaboradores, pero cuando ya son demasiadas las personas, puede ser muy complicado llevar la cuenta de cada uno. ¿Sigues gestionando las vacaciones de tus colaboradores de manera manual? Aquí te contamos los 6 beneficios de por qué es importante que te subas a la Transformación Digital y gestiones las vacaciones de manera 100% en línea.
Utilizar un software de gestión de vacaciones de tus empleados automatiza todas las tareas, lo que te da el tiempo suficiente para otras responsabilidades y un ahorro de tiempo importante. Existen diferentes plataformas que te permitirán solucionar aquellos problemas de calendarización, ausencias y problemas de la solicitud de vacaciones mal organizada.
Sistema de gestión online, puedes revisarlo donde estés
Sabemos que muchas veces no tienes la capacidad de gestionar las vacaciones de tus colaboradores, si es que llegan por diferentes canales, ya sea correo electrónico, teléfono, hojas de cálculo o directamente en la oficina. Entendemos el valor de tu tiempo por lo que nuestra recomendación es centralizar todo eso en un único lugar.
A veces cuando tienes muchos canales de comunicación y maneras de solicitar las vacaciones los sistemas suelen colapsar, generar confusiones o perder la cuenta del saldo disponible de vacaciones de cada colaborador, lo que sólo te traerá problemas. Esperar que salga bien la gestión de vacaciones y ausencias sin un único sistema digitalizado no es una buena idea, pero no te preocupes porque cuando tienes todo bajo una misma plataforma puedes acceder a la información desde donde quiera que estés.
Te proponemos utilizar una app o software para la gestión de vacaciones y ausencias, además de la solicitud de permisos, que sea multiplataforma, donde puedes acceder a información y administrar las vacaciones y permisos de tu equipo de trabajo desde un mismo lugar, ya sea tu teléfono o computador, donde estés.
Información de días y saldo en un solo panel
¿No tienes claridad de cuántos días de vacaciones le quedan a un colaborador? Desde la misma plataforma y gracias a la transformación digital, podrás saber perfectamente cuántos días de vacaciones tienen tus colaboradores, cuándo pueden tomárselo y así evitar conversaciones incómodas.
Desde un mismo panel podrás llevar el registro ordenado, de ausencias y días tomados. Cuanto más grandes son los equipos de trabajo, más tiempo consume la gestión de este tipo de trámites por correo electrónico. Puedes mejorar este proceso centralizando todo en una sola herramienta. Cada colaborador solicita el o los días que requiera y a ti como administrador te debería llegar un aviso respecto a lo que está pidiendo la persona.
Aprobación de solicitudes en línea
Utilizar un sistema de gestión permite a cada colaborador planificar y solicitar sus días libres y simplemente esperar la aprobación de ti o la persona a cargo. De esta forma puedes agilizar los procesos con la ayuda de notificaciones automáticas de solicitudes y aprobaciones.
Asimismo, el colaborador puede ingresar a su cuenta o página y hacer directamente la solicitud, teniendo un balance en línea de los días libres usados y los que le quedan para estar siempre al día.
Evita las confusiones
Un software de este estilo te ayudará a mejorar la organización del personal, de manera que no existan imprevistos ni problemas de última hora porque hay dos personas que tienen las mismas responsabilidades de vacaciones al mismo tiempo por error de coordinación.
Esto conlleva a que se reduzcan los conflictos entre colaboradores porque en cualquier minuto y desde donde quieran pueden ingresar a su plataforma online el número de días de vacaciones que quieren pedir y son aprobados por su jefatura directamente, dejando todo en claro y llevando el registro de todo el proceso.
Información sobre políticas
El registro interno que se lleve a cabo dentro del software o plataforma ordenará y mostrará de manera visual los días disponibles, pendientes de aprobación, y los días gastados. Además, si tenías duda sobre los feriados y los posibles problemas con ciertas fechas ¡no te preocupes!
También calculará los días que le corresponden a un colaborador en función de su cargo, de lo que diga su contrato y actualizará los días festivos para evitar errores en el control de las vacaciones dentro de la organización.
Comunicación más ordenada y fluida con el empleador
Para evitar que se generen malos ambientes de trabajo dentro de tu empresa, se necesita tener todo organizado. Si un colaborador está solicitando vacaciones, pero la organización no le da la importancia que merece, va a sentir que no le importa.
Tramitar y comunicar correctamente el asunto de las vacaciones y días libres es fundamental para motivar a tus colaboradores a realizar sus funciones de una manera más eficaz, porque estarán con una mayor motivación.
Tener una herramienta que permita responder rápidamente a este tipo de solicitudes de vacaciones de tus colaboradores es muy funcional y agiliza todos tus procesos. ¿Qué estás esperando?
¿Conoces Buk?
Buk es un software integral de gestión de personas que te permite realizar todas las tareas administrativas de tus colaboradores. Desde el pago de remuneraciones, solicitud de vacaciones hasta su desarrollo profesional. Podrás gestionar los permisos, licencias y vacaciones, además de registrar la asistencia, horas extras, horas no trabajadas y ausencias.
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