Guia practica para coordinar a tu equipo de forma exitosa

Coordinar un equipo para que consigan un objetivo o alcancen una meta, puede ser todo un desafío. El modo híbrido es algo que está dando de qué hablar en varias empresas por su popularidad. 
 
Ya que es un tema bastante popular, realizamos una guía práctica que te ayudará a coordinar a tu equipo desde el modo híbrido y obtener resultados exitosos. 

6 herramientas para coordinar a tu equipo 

Para lograr una coordinación exitosa, necesitas herramientas clave y rutinas que lo hagan todo más fluido. Los resultados, al implementarlas, serán que todo el equipo estará conectado, incluido y trabajando en una misma sintonía hacia el objetivo de la empresa.

Aquí te dejamos 6 herramientas que, según nosotros, son las más efectivas para lograr esa coordinación de equipo de la que hablamos.

1. Mejorar la comunicación

La comunicación es fundamental para cualquier tipo de relación, pero se debe trabajar aún más cuando las relaciones son a distancia y no presenciales. Se necesita estar conectados más seguido y ojalá tener momentos de conexión en donde se puedan ver las caras y sentir que uno está conversando persona a persona. 

• Coordina reuniones 1 a 1 y de equipo: 

De esta forma, podrás saber en que está cada uno de los integrantes de tu equipo, ir guiándolos en sus tareas diarias y orientarlas a un trabajo en equipo. Es importante, al mismo tiempo, tener conversaciones grupales para que así los colaboradores sepan en que están sus compañeros.

• Realiza una minuta: 
  
  Hacer una minuta pre y post reunión te puede ayudar a ordenar los temas a tratar e intentar de cubrirlos todos junto a tu equipo. Es importante organizar las tareas con orden de prioridad e ir desarrollándose junto a los colaboradores. 
  (Luego de cada reunión, te recomendamos hacer una minuta que contemple un resumen de lo que fue y las decisiones que se tomaron para hacerles una bajada y luego concretar) 
• Contención y Check-In: 

Recuerda que cada integrante de tu equipo vive diferentes situaciones que pueden afectar su día a día y su rendimiento. Es importante conectarse emocionalmente, chequear cómo están y apoyarlos cuando lo necesiten.

• Organiza la frecuencia de las reuniones: 

Define con tu equipo un horario y día para juntarse a conversar o hacer una videollamada, de esta forma todos ordenarán sus tareas para estar ese día y a ese horario conectados. 

2. Metas claras

Con metas claras se mejora la comunicación y se llega a un mismo objetivo en común de forma exitosa. Entre más clara sea la indicación, más fácil será coordinar al equipo. 

• Define objetivos/metas: 

• Acuerda reuniones de avance: 

Si quieres que se cumplan las metas, es importante entregar apoyo e ir viendo los avances que se han hecho del proyecto para así ir guiando y orientando a los colaboradores para que logren el objetivo propuesto.

• Revisa el cumplimiento semanal: 
  Al final de cada semana, es útil revisar los logros y errores encontrados, cómo se resolvieron y qué problemas aún quedan. Así, se puede gestionar mejor la situación, proporcionar herramientas para superar los problemas y fomentar una mayor proactividad para avanzar.
  
  

  3. Delegar

Lograr una buena coordinación de equipo significa apoyarte en sus integrantes y aprender a delegar, confiar en las habilidades de cada uno de ellos y que las cosas se harán bien sin estar todo el tiempo encima. (micromanagement)

• Pon atención: 

Si dentro del equipo hay personas con las que es más fácil acercarte, apóyate en ellas. Será más fácil la comunicación, podrán brindarte una mano y facilitarte la dirección. 

• Delega las responsabilidades: 

Cuando exista mucha presión, es importante aprender a delegar y entregar responsabilidades. Observa bien las habilidades de tus colaboradores, pues unos podrán cumplir mejor una tarea y otros otra. 

4. Documenta

 
Todo siempre es mejor cuando se deja por escrito, de esta manera queda documentado y puede servir como referencia para el futuro. Herramientas como Google Calendar pueden servirte para estos procesos.

• Documenta los procesos: 

Documentar te servirá como respaldo de tu acción y de los procesos que se implementaron para llegar a una meta u objetivo. Es bueno documentar también las buenas prácticas, el "How we work", los obstáculos y dificultades que hubo en el proceso. 

• Mayor ejecución:
  
  Todo será más eficiente si cada integrante del equipo conoce lo que se espera de ellos. Asigna tareas según sus habilidades y competencias. Documentar su desarrollo facilita dar retroalimentación y apoyarlos en su crecimiento.

5. Feedback y Reconocimiento

Para coordinar un equipo también se necesita motivar y contener a cada uno de los integrantes. Es por eso que el feedback y el reconocimiento es tan importante. Software de recursos humanos pueden servirte como herramienta para lograr estos objetivos y que los demás colaboradores puedan verlo en tiempo real.

• Genera espacios de conversación: 

Los colaboradores necesitan una voz que los guíe y apoye, no importa si es en forma presencial o virtual. Escucharlos y orientarlos es muy importante para su desarrollo profesional como personal. 

• Retroalimenta a tus colaboradores: 
  
  Entrega feedback acerca de los avances y desafíos del cumplimiento de objetivos. Reconoce las buenas prácticas y orienta aquellas veces en que el colaborador se haya visto más débil para mejorar en la próxima oportunidad.

• Gestiona tus propias emociones: 

Antes de hablar, debes saber que todos los colaboradores son distintos y tienen variadas formas de reaccionar o tomarse las situaciones. Es por eso que antes debes gestionar tus propias emociones, saber con quién estás hablando y entregar respuestas de ánimo y apoyo para tu equipo. 

• Agradece y apoya:

Motiva a tus colaboradores agradeciendo su trabajo, la atención, proactividad y el esfuerzo que pusieron cada uno en alcanzar el objetivo o meta. 

6. Interacción Social

• Plan de acción: 

Crear un plan para fomentar la interacción social remota. Usa herramientas como Slack o WhatsApp para la comunicación, y organiza tareas con tableros en Trello.

• Tiempo Libre: 

Generar espacios para hablar de otros temas que no sean laborales. Concursos, juegos, activaciones, etc. Actividades como after office pueden ayudar a que tu equipo se conforme y forme recuerdo fuera del ámbito laboral, logrando un ambiente de equipo más consolidado.

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