Onboarding en tiempos de Covid-19

Cada vez que una persona se integra como nuevo colaborador a una empresa, nace un rol importante para la organización, que consiste en el proceso de recibir a esta persona de la mejor forma y generarle una buena experiencia para su futuro desempeño laboral.

En este último tiempo, el trabajo se ha convertido en algo totalmente virtual, el Onboarding de nuevos empleados se ha transformado en un desafío aún mayor, tanto para empleadores como para los nuevos contratados. Buscar formas de superar la distancia física y lograr un proceso de integración cálido y acogedor puede ser complejo y desafiante.

¡Adáptate de manera virtual y no te desanimes con la eficacia y calidad! A continuación, compartimos algunas ideas que podrían ser útiles:

¿Qué es el Onboarding?

Primero que nada, pensemos en el proceso de Onboarding como la etapa de enamoramiento en una relación amorosa. Debemos seguir algunos pasos claves para asegurar que la "relación" se desarrolle sin problemas. Después de la etapa de "coqueteo" que en nuestra analogía vendría siendo el proceso de reclutamiento, viene el "enamoramiento" u Onboarding.

Este proceso se compone por el nuevo colaborador que llega a un puesto vacante en la empresa y una persona de la misma organización, responsable de acompañar al nuevo integrante en su adaptación y entregar una buena experiencia. Generalmente está a cargo una persona del área de RRHH.

El Onboarding no se reduce a un listado de acciones, suele conocerse como la mejor forma de fidelizar un talento. Pero sí existen acciones básicas que puedes tener presente en todo momento, como preocuparte por el bienestar de cada colaborador. Además, esto da la señal de que quieres invertir tiempo en construir una buena relación que aporte al futuro éxito de ellos y de la empresa.

El tiempo invertido en un proceso efectivo de integración será recompensado. Se verá reflejada en una mayor productividad y ayudará en la formación de una fuerza de trabajo más motivada e involucrada desde el comienzo.

Un buen Onboarding es más importante que nunca 

1. Intégralos al equipo

Preséntalo al equipo para que pueda conocer a las personas que trabajaran junto a él/ella. Puede ser una buena instancia para organizar una reunión por Meet o por Zoom, junto a los otros compañeros, donde lo/a podrán saludar y se conversarán temas cotidianos en un ambiente más relajado, a modo "bienvenida". Así, le será fácil familiarizarse en un ambiente más informal.

2. Que se conozcan e involucren en la empresa

Si quieres integrar de manera efectiva a un nuevo trabajador, es fundamental que reciba una introducción sobre aspectos generales de la empresa, y cada una de sus áreas, pero también que entienda sobre su rol dentro de un departamento específico.

Es esencial entregar apoyo, sobre todo en estos tiempos críticos. Importa que cada colaborador sienta que su trabajo es valorado por su equipo, es bueno para la salud mental, al no tener esas instancias sociales que existen en la oficina. Esmérate por lograr tener un ambiente acogedor, para que se pueda sentir parte de una comunidad.  Por mucho que existan diferentes áreas, todos trabajan para un mismo fin y se puede ver en conjunto como una familia, donde todos se dan apoyo mutuamente.

Puedes presentar a los líderes de cada área, con el rol específico de cada uno dentro de la organización, a través de una presentación, o si es que tienen, por  la plataforma misma de la empresa.

3. Facilita un espacio de trabajo remoto propicio

Entrégale los recursos necesarios, herramientas para el aprendizaje y crecimiento personal. Ofrécele espacio para el desarrollo profesional, un lugar adecuado para trabajar en caso que asistan a la oficina de vez en cuando, con el aforo permitido. Pregúntale y preocúpate si tiene un buen lugar para trabajar de manera remota y sino intenta dar facilidades, envíale manuales con información, etc...

Como bienvenida, algo muy valorado por los colaboradores es enviarle un kit de bienvenida o algún obsequio a su casa, que sea proporcional a la empresa. Se sentirá apreciado por su entorno y también aumentará la identificación hacia la marca.

Por otra parte, aunque no sea una integración presencial en la oficina, es muy bueno realizar un mini tour de la oficina, donde puedes mostrar por fotos o video el espacio donde va a trabajar, las comodidades que existen en ella y algunas facilidades como la cocina del equipo, baños y salas de reunión. Esto lo motivará querer conocer un nuevo entorno y tener esas ansias por conocer su futuro lugar de trabajo, para cuando sea posible ir de manera presencial, cumpliendo siempre el aforo permitido.

4. Apodérate de la tecnología a tu alcance

Anuncia la llegada del nuevo colaborador al resto del equipo y/o empresa a través de un e-mail de bienvenida al comienzo del día. 

Para todo tipo de documentos y manuales de integración ¡centraliza los archivos! El nuevo integrante debe tener un acceso rápido a los documentos de trabajo, dándole facilidad  para entrar a ellos en un par de clics.

Entrégale todas las herramientas necesarias para que pueda aprender a usar bien las diferentes plataformas y accesos que se utilizan para realizar el trabajo. Motívalo/a haciéndole saber que puede marcar la diferencia, dada la poca rotación laboral que existe en estas circunstancias, lo apoyarás en su salud mental, le puedes dar un objetivo preciso y con buenas recompensas en feedback futuros.

¿Cómo mejorar mi proceso de Onboarding en cuarentena?

Prepara todo lo necesario

De la misma forma en que nos preparamos para una primera cita, debemos prepararnos para la llegada del nuevo empleado a la organización, asegúrate de entregarle todas las herramientas e información necesaria para empezar su nuevo trabajo. Hazle saber cuáles serán sus principales tareas y objetivos, qué se espera de él en las primeras semanas, cuál es la prioridad en cuánto a sus funciones, plazos de entrega de proyectos, todo lo que pueda ayudar a una adaptación fluida.

Dales extra atención

Tanto la jefatura del nuevo empleado, como el encargado del Onboarding de la organización, debiesen estar en constante contacto con el nuevo empleado durante las primeras semanas. Una buena opción es disponer una especie de tutor que acompañe y guie al nuevo empleado en sus primeros días. Si tú eres esa persona, entonces agenda reuniones periódicas para saber cómo está, ten en cuenta que, al no estar en la oficina, las conversaciones de pasillo no existen y no podemos ver el progreso y adaptación de los nuevos integrantes en directo. 

Siempre debes estar a la altura de las circunstancias e ir adaptando los diferentes procesos. En este caso que estamos con teletrabajo, verás cómo te resulta más fácil seguir con un proceso completo y eficaz de manera virtual, sin tener que dejar de cuidarnos por la pandemia. Y no olvides, ¡haz todo lo posible para "crear un lugar de trabajo más feliz"!

Los procesos de Onboarding realizados de una buena forma, ya sea presencial o virtual, te permitirán que tu nuevo talento tenga un aprendizaje más rápido sobre el negocio, además de hacerlo sentirse acogido y bienvenido.

Acá puedes encontrar las etapas estructuradas de la mejor forma para hacer un proceso de Onboarding eficaz y ¡ser el líder de un equipo feliz!