Firma electrónica para documentos laborales (2/2)

Teniendo claro que es la firma electrónica o digital, podemos entrar al plano laboral. ¿Qué tipo de firma necesitan mis distintos documentos laborales?

La clave para responder esta pregunta se encuentra en la naturaleza de los documentos. Al ser estos documentos de carácter privado no requieren de la firma avanzada. Como bien menciona el dictamen ORD N 477: “Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez. De tal manera, la naturaleza jurídica de los documentos a suscribir no requiere la intervención de un ministro de fe, ni de otra institución para su validez. Por tales razones, en aquellos casos en que sea requerida la firma del trabajador o de ambas partes, bastará para la validez del instrumento una firma digital / electrónica simple”

¿Para qué documentos puedo utilizar la firma electrónica?

Cabe destacar que la dirección del trabajo se ha manifestado en diferentes dictámenes para permitir el uso de firma digital en los siguientes documentos laborales:

• Contrato de Trabajo
• Comprobantes de descuento de remuneraciones
• Anexos para trabajar horas extraordinarias
• Comprobantes de feriados
• Reglamento Interno
• Amonestaciones Escritas

El finiquito

Para el caso del finiquito no basta solo con la firma digital / electrónica. Los finiquitos laborales requieren, para poder ser invocados por el empleador y gozar de mérito ejecutivo, ser ratificados por el trabajador ante un ministro de fe -notario público o un Inspector del Trabajo.

Requerimientos Extras

Adicionalmente, la Dirección del Trabajo en múltiples Dictámenes menciona que el sistema debe cumplir las siguientes características:

1. Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet, desde la página web (u otra), desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a internet.

2. Medida de seguridad a efectos que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se realice sin impedimento o restricción.

3. Igual consulta y forma de acceso desde computadores del empleador, en el lugar de trabajo.

4. Permitir impresión, y su certificación a través de firma electrónica simple.

5. Permitir al fiscalizador, que ante el empleador ratifique los antecedentes, haciendo uso del sistema implementado.

Beneficios

Son claros los beneficios que trae el usar la firma electrónica / digital, válida para cualquier tipo de documento laboral. Un gran ahorro en tiempo, orden y papel. Al usar firma electrónica todos los documentos podrán ser virtuales, un beneficio tanto para ti, para tus empleados como para el planeta.

Si te interesa implementar este sistema para tu empresa, te invitamos a revisar nuestra solución: Firma Electrónica o Digital para Documentos Laborales