¡Retrospectivas para todos!: ¿qué son y cómo aplicarlas?

Las retrospectivas o retros, son reuniones que realizan equipos en muchos marcos de trabajo, metodologías y métodos, entre ellos Scrum y Kanban. La idea de una retro, en simple, es darle un cierre a una iteración de trabajo (Sprint Backlog), analizando lo bueno y lo malo que pasó en dicho Ciclo. Representa una instancia clave para desarrollar mejora continua en el equipo e ir generando aprendizaje progresivamente (pequeños, pero constantes), que permita en su forma más básica:

1. Fomentar las acciones positivas, para generar cultura de equipo alrededor de ellas.
2. Evitar repetir situaciones negativas, para no volver a sufrir las consecuencias en el futuro.

La dinámica en sí es algo sencillo en la teoría, sin embargo, en la práctica se puede volver tedioso cuando las personas se dan cuenta que se habla mucho, pero no se avanza.

En este post revisaremos una receta paso a paso, ideal para principiantes, donde daré algunos tips para que tus retros sean algo potente que propicie la mejora continua y no una reunión de lamentos a la cual todos van obligados:

Hablemos antes un poco de la lógica

La lógica en una frase: "Hacer diverger las opiniones y luego hacerlas converger para conseguir un insight en un tiempo limitado, habitualmente en una hora".

• Diverger: En esta primera debemos lograr que las personas se motiven y hagan funcionar sus cerebros para que arrojen el máximo de ideas sobre la mesa.

• Converger: Llegado un punto (Tiempo), debemos empezar a filtrar esas ideas para llegar a un acuerdo. Esto se logra haciendo un proceso de votación, elegir una idea y analizarla y obtener una conclusión, a la que habitualmente se le llama insight.

TIP: Elige una retrospectiva según el nivel de madurez de tu equipo. Si tu equipo es nuevo, parte con algo sencillo como lo que mostraremos acá.

¿Virtual o física?

Si es física deberás ordenar la sala y contar con los materiales necesarios. Si es virtual, deberás tener una herramienta apropiada. Acá nos centraremos en las virtuales.

TIP: Mejor éxito con las virtuales. ¡¿Pero cómo?!, las personas se animan más a participar desde un teclado que en persona (pueden analizarlo en miren las redes sociales).

Paso 1: Conseguir los ingredientes

1 - La pizarra virtual

El ingrediente más importante. "Miro", fácil, las personas aprenden a usarlo a la primera, tiene una interfaz excelente y además es super rápido preparar una retro. ¿Cómo? ¿Preparar una retro? Sí, no todas las retrospectivas son iguales, hay ocasiones que querrás hacer dinámicas un poco más elaboradas que simplemente buscar lo bueno y lo malo del período. Esas deberás prepararlas un poco más.

TIP: "Miro" en su versión pagada te permite usar timer y hacer votos, pero si usas la versión free, puedes hacer un dot voting ¹ tradicional. Funciona bien sobre todo con grupos pequeños.

TIP: Hay dinámicas para retrospectivas para empatizar,mapear competencias, gestionar stakeholders, descentralizar responsabilidades que querrás hacer en algún momento, por lo que a la hora de definir una herramienta lo mejor es que sea algo flexible que te permita diseñar las más de 100 alternativas que hay.

¿No te gusta "Miro"? Te dejamos las siguientes alternativas:

• Figma: Relativamente nueva, similar a "Miro", puedes activar que el post-it salga con el nombre de quien lo puso.
• Mural: Competencia de "Miro", "no hard feelings", es igual de bueno.
• Retro tool: Es más exigente, herramienta de primera generación.

2 - Un timer

Puede ser el de Google o de una App web, te servirá para no pasarte de los tiempos.

3 - Una plataforma de gestión del conocimiento

Notion, Confluence o similar para reflejar los avances. También los puedes dejar en tu pizarra virtual, pero ¿quién se mete a la pizarra fuera de la retro? "Mejor no hacerse trampas solo".

4 - Celular

¡Nos daremos 5 minutos para identificar lo que salió bien! Es mucho más amable poner música mientras eso pasa… ¡mejora la experiencia sin duda!

TIP: La música de videojuegos no falla. También puedes compartir el audio desde tu computadora en la reunión, pero ¡no te compliques! mejor poner música desde tu celular, poner el altavoz y que pase por el micrófono, no necesitamos hifi para conseguir el resultado. Recomendación: Relaxing Video Game Music in a Cozy Room (Nintendo 64)

Paso 2: Mise en place (Preparación y disposición de todos los ingredientes)

Partimos diseñando la dinámica, como comentamos anteriormente va a depender de la madurez de tu equipo. Vamos a partir con algo básico, si le va bien a este post podemos revisar otras dinámicas más complejas.

1 - Las Instrucciones

Sirven para planificar la dinámica y ordenar los tiempos. También, lo puedes usar para explicar a los asistentes qué esperar de la dinámica.

TIP: Es muy importante que no te pases del tiempo, podría pasar que la gente se empiece a retirar para ir a otra reunión antes de que logres obtener el insight (puede pasar al principio). En caso de que te pase, paras la reunión a la hora y dices que pedirás media hora adicional para cerrar.

2 - Memes

No necesariamente tienen que ser memes, pero es bueno agregar elementos visuales para transmitir ciertos mensajes y para distender la reunión. En este ejemplo en particular, con el de corazón valiente la idea fue fomentar la valentía para decir las cosas que te incomodaron durante el periodo, con el de rambo, agradecer a tus colegas que te ayudaron cuando estabas ahogándote (esto último es súper potente para mejorar la colaboración, después hablaremos de los memes boomers).

3 - El tablero

Consta de cuatro columnas, la primera es de lo que se hizo bien, la siguiente va con las cosas que queremos dejar de hacer, una tercera con el resultado de la votación y la cuarta (opcional), que se utiliza cuando la solución no es tan obvia.

4. Los votos

Al usar la versión free de "Miró" no tienes el sistema de votos, así que puedes hacerlo a la antigua (con dot voting).

Paso 3: Comenzamos a cocinar

1 - Partimos leyendo las instrucciones, explicando lo siguiente

• Columna “Qué se hizo bien”: Tomaremos Post-it y agregaremos las cosas que ustedes sienten que se hicieron bien en el último periodo.
• Columna “Que deberíamos dejar de hacer”: Tomaremos Post-it y agregaremos las cosas que ustedes sienten que se deben dejar de hacer o que podrían resultar como un aprendizaje para el equipo.

En las otras columnas no se hace nada por ahora (Igual te van a preguntar).

TIP: Usamos un lenguaje adecuado para transmitir y recalcar que el error es una oportunidad de aprender y evitar generar una búsqueda de culpables, eso propiciará malas relaciones en el equipo, que la gente no participe, y afectará la colaboración.

10-15 minutos según el tamaño del equipo: Mientras agregan tarjetas deberás ir juntando en "clusters" las que sean similares.

2 - Comenzamos la revisión

Partimos revisando siempre primero lo bueno, esto mejorará el ánimo y disposición de la reunión, dado que hablar de cosas buenas genera bienestar en las personas. Pedimos que cada persona lea lo que puso, en máximo 30 segundos.

TIP: Las tarjetas que son sencillas o que dicen lo mismo las podemos saltar. Siempre ojo con el reloj y estar atento a cuánto tiempo te queda para la siguiente parte. Deberás manejar que nadie se alargue.

Luego, pasamos a los puntos de mejora. En esta columna nos centraremos, luego de que cada persona lee su tarjeta en 30 segundos, recalcamos que debe convencer al equipo de su idea (venderla) porque después viene una votación.

TIP: Considerar agrupar tarjetas, igual que en la columna anterior.

3 - La votación

Hecho esto, pasamos a la votación, donde cada persona toma máximo 2 votos y los reparte en las tarjetas que le hicieron más sentido de la columna de cosas “Por mejorar”, damos 2 minutos para ello.

TIP: Esta parte sirve para 3 cosas muy importantes:

• Que las personas validen si efectivamente lo que piensan que estuvo mal también lo piensa el resto. Esto evita crear sentimientos negativos de largo plazo, las personas se dan cuenta que a veces lo que ellos creían el resto no lo considera así y se retroalimentan.
• El hecho de que sea una votación transparente, le da fuerza y validez. Si todos tiramos ideas en la mesa, y se votó la que duele más al equipo, habrá un sentimiento de justicia por solucionar el problema común, independiente que haya sido tu idea o no.
• Focalizar esfuerzos, abordar una cosa a la vez nos permite concentrar y entender problemas que habitualmente no tienen solo una arista y que requieren discusión y participación del equipo.

4 - Análisis de los resultados

Columna “Resultado”. Acá dejaremos la tarjeta más votada, la copiamos de la columna anterior y tenemos 2 caminos:

1. Experimentar una solución: Hay veces que las soluciones son obvias, sobre todo cuando los equipos están partiendo. De ser así la podemos implementar inmediatamente.
2. Abrir un espacio para que el equipo vote: Si la solución no es del tipo: “ya, eso no lo haremos más”, podemos abrir un segundo espacio para que el equipo proponga soluciones y luego se vote por la que le haga más sentido.

TIP: Este espacio puede alargar la retro, así que si consideras que el equipo está pasando por un momento turbulento, resérvate un tiempo más extenso para cubrir este caso.

5 - Cierre

Independientemente de la opción que elijas, implementar la solución debe tener un responsable.

Si es algo que se hará durante el próximo periodo, como facilitador deberás hacer seguimiento para que esto se cumpla y luego registrarlo en tu sistema de gestión del conocimiento.

TIP: Evita que el seguimiento sea preguntar cómo le fue con eso en la siguiente retro. A esa altura, si no se ha hecho ya no puedes comenzar a hacerlo. Evita también conformarte con frases tipo “Si estamos en eso”. Si es un acuerdo sencillo, tipo “Esto no lo haremos nunca más” deberás usar tu sistema de gestión del conocimiento para registrarlo.

TIP: Acá falla la mayoría, acumular tus acuerdos y aprendizajes en algún lugar es la clave, ya que representa la memoria cultural del equipo. Puedes utilizar alguna de las herramientas que mencioné anteriormente, en lo personal considero vital que cada equipo tenga una especie de Wiki donde vaya generando los acuerdos y cosas relacionadas con el mismo, así se construye la cultura.

Paso 4: ¡Deje reposar antes de servir y Disfrute!

La tarjeta más votada, representa el dolor del equipo, este es tu insight. Alcances o no a hacer el estudio de causa raíz, ya tienes el síntoma. Puedes usar herramientas para descubrir el origen (dinámicas que puedes hacer igual sobre Miró): Como los 5 ¿por qué? o Diagrama de espinas de pescado y con ello hacer cambios en tu proceso, cerrando el ciclo de la mejora continua.

¿Conoces Buk?

En Buk tenemos una cultura de aprendizaje y experimentación continua, por lo que cada equipo puede probar lo que le funcione mejor para alcanzar su propósito. En este post hablamos de una receta para Retros, pero para cada necesidad tomamos la práctica que más nos sirve y la implementamos (¡somos agnósticos a las metodologías y nos gusta ir más lejos!). ¿Te gustaría aportar y ser parte de nuestro equipo? Puedes ser parte de nuestro equipo, postulando acá