En Chile, las reuniones de trabajo son un componente vital de la gestión empresarial. Sin embargo, cuando estas reuniones se convierten en una práctica rutinaria y excesiva, se produce lo que se conoce como "reunionitis". Este fenómeno puede tener un impacto significativo en la eficiencia y bienestar de los colaboradores si no se gestiona de manera adecuada.
Según el Foro Económico Mundial, uno de los mayores obstáculos para la productividad en las organizaciones es la ineficiencia en las reuniones. En este sentido, los datos recogidos por Buk en la encuesta Work In Progress de enero de 2024 muestran que:
- Aproximadamente el 45% de los colaboradores pasan al menos un tercio de su jornada laboral en reuniones.
- Las personas con cargos ejecutivos o directivos son aquellas que pasan más tiempo en reuniones que otros cargos.
- En el caso específico de Chile, solo 5 de cada diez colaboradores chilenos perciben que la calidad de sus reuniones es buena.
Síntomas de reunionitis en Chile
El tiempo que un colaborador pasa en reuniones es un indicador clave del nivel de "reunionitis" dentro de una empresa. Según los datos de la encuesta Work in Progress, un 45% de los colaboradores dedican al menos 3 horas diarias a reuniones, lo que equivale a un tercio de su semana laboral en juntas. Esta cifra es particularmente relevante en Chile, donde la eficiencia y la optimización del tiempo son cada vez más valoradas en el entorno laboral.
Sin embargo, el tiempo dedicado a reuniones de trabajo varía significativamente según el nivel del cargo. Así, un 63% de los colaboradores en cargos ejecutivos o directivos indican que pasan 3 horas o más en reuniones diariamente. De estos, un 44% dedica entre 3 a 4 horas, y un 19% gasta hasta 5 horas o más en estas actividades, lo que refleja una carga considerable de reuniones en los niveles más altos de la organización.
Diferencias de género en la reunionitis: el impacto según el nivel laboral
¿Existe una diferencia en la manera en que hombres y mujeres experimentan la "reunionitis"? Según los resultados de la encuesta Work in Progress, hay variaciones notables en el tiempo que ambos géneros dedican a reuniones, particularmente en función del cargo que ocupan dentro de la organización.
De tal forma que en posiciones ejecutivas o directivas, las mujeres tienden a pasar más tiempo en reuniones de trabajo que sus colegas hombres: El 23% de las mujeres en estos cargos reporta pasar más de 5 horas diarias en reuniones, en comparación con sólo el 14% de los hombres. Este dato sugiere que las mujeres en altos cargos invierten más tiempo en juntas, mientras que los hombres dedican significativamente menos tiempo, con un 43% de ellos destinando entre 1 y 2 horas diarias a reuniones.
Estos resultados, en línea con el estudio Radiografía de las mujeres en el trabajo 2024 de Buk, también reflejan que las mujeres en posiciones de liderazgo suelen experimentar mayores niveles de estrés. Esto podría estar relacionado con el hecho de que pasan más tiempo en reuniones, lo que limita el tiempo disponible para otras responsabilidades clave.
Otros indicios de reunionitis: 2 de cada 5 colaboradores consideran que sus reuniones no son de buena calidad
Otro aspecto clave de la reunionitis es la calidad percibida de las reuniones. Cuando una reunión carece de un propósito claro o un objetivo definido, los colaboradores tienden a verla como improductiva. Según los datos obtenidos, un 45% de los empleados percibe que la calidad de sus reuniones es mediocre o mala, lo que revela que casi la mitad de los participantes no están satisfechos con cómo se gestionan las reuniones en su entorno laboral.
Este dato es significativo, ya que sugiere que muchas de estas juntas no cumplen con las expectativas en términos de eficiencia y productividad esperadas.
Calidad percibida según el cargo dentro de la organización
Ahora bien, al analizar los datos de acuerdo al nivel jerárquico, se observa que los colaboradores en puestos senior son los más críticos con la calidad de las reuniones, ya que solo el 50% las valora positivamente. En contraste, los empleados en cargos Junior y los Ejecutivos presentan una percepción más favorable, con un 58% que considera sus reuniones de trabajo de buena calidad.
De manera relacionada, cuando se analiza la calidad percibida de las reuniones por país, se observa que 6 de cada 10 colaboradores en Colombia y Perú, perciben sus reuniones de buena calidad.
Mientras que, en el caso específico de Chile, solo 5 de cada 10 colaboradores chilenos indican que la calidad de sus reuniones es buena. Esto pone de manifiesto un área de oportunidad en cuanto a los flujos y procesos que se siguen en las reuniones de trabajo, pues los colaboradores no parecen estar totalmente satisfechos con la calidad de estas.
La mala calidad de las reuniones afecta el bienestar de los empleados
Por otro lado, los datos de la encuesta muestran que 7 de cada 10 colaboradores que perciben sus reuniones como de baja calidad, también reportan una menor felicidad en su entorno laboral. En contraste, quienes consideran que las reuniones en su lugar de trabajo son efectivas y bien gestionadas, tienden a sentirse felices de forma constante, ya sea siempre o casi siempre.
De tal forma que la "reunionitis" se manifiesta principalmente en la sobrecarga de reuniones para los colaboradores en puestos de mayor responsabilidad. Este exceso puede llevar a un aumento del estrés y una disminución en la satisfacción laboral. Para evitar estos efectos negativos, es esencial que las empresas chilenas implementen estrategias como establecer agendas claras, definir roles específicos para cada participante y limitar la duración de las reuniones a lo estrictamente necesario.
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Investigadora del área de Research de Buk. Especialista en análisis de datos organizacionales.
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