Dentro de la gestión de personas, es importante llevar el control de asistencia de tus colaboradores, no solo para el registro de sus tareas, sino para hacer un pago de remuneraciones acorde a la norma, contando días libres, licencias médicas, horas extra, etc.
Aquí revisaremos:
Control de asistencia en tu organización:
la guía completa. Revisa cómo implementar un sistema hecho a medida para tu empresa.
Sección 1:
El control de asistencia es un aspecto fundamental de toda organización. No para controlar cada segundo de cada hora de tus colaboradores, sino que principalmente para mantener un orden respecto a las remuneraciones de tus equipos.
Revisa los conceptos que debes saber respecto a control de asistencia a continuación.
¿Sabes qué es un control de asistencia?
Un control de asistencia permite a las organizaciones gestionar y analizar la entrada y salida de sus colaboradores, horarios por turnos, días festivos, vacaciones, horas extras, etc., todo lo que se refiere a la gestión y reportería de datos sobre la asistencia de los colaboradores a su lugar de trabajo. ¿Por qué es importante el control de asistencia? Porque es una de las tareas organizacionales fundamentales que impacta directamente en el cálculo de pago mensual de remuneraciones.
Esta gestión ha ido mejorando en los últimos años. Antes se realizaba de forma manual, lo cual era un tarea administrativa que quitaba mucho tiempo, pero hoy en día puedes dejar atrás las tareas rutinarias y gestionar la asistencia de manera ágil e integral con ayuda de la tecnología.
Agrega valor contar con un software de gestión de personas que sea integral, pues te permite gestionar todos los procesos de tus colaboradores. Cada empresa tiene distintas maneras de llevar a cabo el control de gestión de asistencia, ya que dependerá del tipo de empresa, número de trabajadores o rubro.
Llevar el control con agilidad, eficacia y sin errores es fundamental para cumplir las normas y procedimientos de la empresa, ya que este aspecto se toma en consideración para otro tipo de procesos organizacionales, como es la liquidación de sueldo, gestión del desempeño, calidad de vida, entre otros. Es por lo que la integración de un control de asistencia a un software de gestión de personas puede entregarte beneficios como ahorro en tiempo, se evitan errores en algo tan importante como el pago de remuneraciones y permite notificar a los colaboradores para que estén al tanto de su asistencia, entre otros.
Para saber qué sistema de control de asistencia es el más adecuado para tu organización, debes conocer las opciones que existen en el mercado y así evaluar cuál se ajusta más a las necesidades de la empresa. Aquí te mostramos distintas alternativas:
Uno de los sistemas más comunes al interior de las empresas en donde controlas la asistencia de los colaboradores es por medio de un registro de huella. Se recomienda este tipo de control de asistencia para empresas que tienen un alto número de colaboradores. Sin embargo, debido a la contingencia sanitaria que vivimos hoy sobre Covid-19, este sistema no es recomendable, pues expone un mayor riesgo de contagio.
Este tipo de control tiene cámaras y un software con algoritmos que pueden detectar el rostro de las personas. Este tipo de control de asistencia es recomendado para empresas que están solicitando el retorno a trabajo presencial. Estos equipos son capaces de detectar la mascarilla y la medición de temperatura, entregando un mayor control y resguardo ante la emergencia sanitaria de estos momentos.
Las aplicaciones móviles se utilizan para la autentificación y geolocalización para el registro de asistencia. Este tipo de sistema es ideal para organizaciones que cuentan con colaboradores que se movilizan constantemente de un lugar a otro.
Esta opción es menos eficiente y tecnológica, pues consiste en agendar llamados telefónicos que permitan realizar el registro y control de asistencia. Organizaciones que utilizan este método, es porque no cuentan con los recursos para invertir en un software de gestión de personas que incluya control de asistencia.
Si no se cuentan con muchos recursos, esta opción es menos costosa de implementar. Se utiliza un aparato que registra la huella, el cual es conectado a un computador que cuenta con un marcaje de asistencia. De esta manera se registrará la información en el software de control de asistencia instalado en el computador.
Por último, un método de bajo costo, ideal para quienes se encuentran en modalidad de teletrabajo, es mediante el acceso de una página web dedicada especialmente al registro de control de asistencia.
Es así como existen diferentes tipos de control de asistencia, el cual no puede faltar en tu software de gestión de personas. Es importante buscar uno que se adecúe de la mejor manera a las características de tu organización y se integre de manera fácil y simple a tu día a día. Así contarás con toda la información en un mismo lugar, lo cual permitirá ganar tiempo para gestionar otros procesos organizacionales y te permitirá responder de mejor manera a las necesidades de tus colaboradores. Es clave tanto para el empleador como para el empleado ser parte de un sistema confiable, ágil e integral. Súmate a la tecnología, te permitirá ganar tiempo y te entregará reportería de datos confiables que te harán tomar mejores decisiones para crear un lugar de trabajo más feliz.
Llevar el control de asistencia es mucho más que manejar la jornada laboral o el tiempo de tus colaboradores. Te ayuda en el conteo de vacaciones, licencias, horas extras, además de brindar información para un correcto pago de remuneración según horas trabajadas, etc. El manejo del tiempo es mucho más que un control o fiscalización, como algunos creen.
Aquí te explicaremos cuáles son las ventajas de conta con un control de asistencia y por qué es importante considerar tener uno en tu empresa.
Contar con un control de asistencia te permitirá mantener un orden en la presencia de tus colaboradores día a día. Saber la hora de ingreso y término laboral, además de su presencia o ausencia, te brindará mayor información sobre el compromiso, motivación, puntualidad y la realización de las tareas diarias en pro de conseguir un objetivo o meta mayor.
Como te mencionamos antes, no solo sirve para fiscalizar, sino para poder acercarse a tus colaboradores o distintas áreas en el caso de que se registren muchas ausencias o retrasos. Quizás puede existir un problema personal que afecte a un colaborador por lo que su retraso se puede ver justificado como de fuerza mayor, más que una irresponsabilidad. Lo mismo sucede con la ausencia.
Hacer seguimientos proporciona tener información para acercarse a los colaboradores y abrir el espacio para la comunicación y entendimiento.
¡Las tareas manuales pasaron de moda! Además están comprobadas que son ineficientes. Pasar lista uno a uno, anotar manualmente el nombre, hora de ingreso, RUT o cualquier otra información personal del colaborador para registrar la asistencia, solo demora procesos. Es tiempo de abrirse a la tecnología y permitir que se haga su trabajo; ahorrar tiempo y facilitarnos la vida.
Un reloj control te ayuda a ahorra tiempo, digitalizando todos los procesos y manteniendo un historial diario de un colaborador. ¡Ahora tendrás todo registrado en un solo lugar!
Un sistema de control de asistencia te permite centralizar todas tus operaciones en una sola plataforma, resguardando historiales y manteniendo la información de la forma más segura posible. Incluso te da la posibilidad de obtener reportes sobre la jornada laboral de una persona.
¡No te preocupes por la instalación! Es muy simple y fácil. Un equipo se encargará de instalar el reloj control en tu oficina o lugar de trabajo, dejarlo funcionando y te enseñará a usarlo.
Es importante tener en consideración que un buen software de control de asistencia debe hacerte la tarea fácil, por lo que su integración con un software de gestión de personas debe ser rápido y amigable. El objetivo es que puedas controlar la asistencia y que al mismo tiempo logre reportar y llevar esa información consolidada al software de gestión de personas para hacer tus tareas administrativas más fáciles y así ahorres tiempo.
Tener un control de asistencia puede ser muy útil, pero es aún mejor cuando logras integrarlo a un software de gestión de personas. Aquí te contaremos algunas de sus ventajas:
Al tener un sistema de control de asistencia integrado al software de gestión de personas, te permite tener todos los datos e información disponible para realizar un buen pago de sueldos. De esta manera, tendrás registrado todos los antecedentes, horas, jornadas, ausencias, licencias, horas extra, etc. para lograr pagar correctamente las remuneraciones a fin de mes.
Por otro lado, tener datos disponibles integrados, te permite hacer un pronóstico con las dotaciones por labor para terminar los proyectos en tiempo o mantener la operaciones dentro de un cierto SLA (Service-Level Agreement) o nivel de productividad según industria.
¡Olvídate de los libros de asistencia o cuadernos con listas escritas a mano! Desde ahora todos los registros de asistencia se integrarán fácilmente al software de gestión de personas y podrás tener toda aquella información en la nube. Esto significa tener una mayor seguridad y respaldo de la información, además de poder acceder a ella en tus propios tiempos.
Tener información de forma digital y en la nube, te permite acceder a la información desde cualquier dispositivo y obtener reportes o acceso en el lugar y a la hora que quieras. Es una gran ventaja para poder generar análisis y monitorear las jornadas laborales de manera diaria, sin la necesidad de estar presente en el lugar. ¡Todo se encuentra automatizado y seguro!
Sección 2:
Desde un libro de asistencia hasta reconocimiento facial, las alternativas que existen en el mercado son muy variadas. Ahora, ¿Cuál se adapta mejor al funcionamiento de tu empresa?
¡Descúbrelo a continuación!
El clásico aparato de reloj control que sirve para comprobar la asistencia al trabajo empieza a ser parte del pasado. La pandemia del coronavirus ha acelerado la transformación digital y, junto con el auge del teletrabajo, hoy se requieren de alternativas que se adapten mejor al contexto actual.
Debido a lo anterior, los departamentos de Recursos Humanos están barajando alternativas para un control de asistencia mucho más efectivo. Las soluciones pueden variar, pero la tecnología ofrece ventajas al evitar el contacto físico y poder tener la aplicación tanto en el móvil como en la propia web corporativa.
El reloj control se caracteriza por ser una herramienta que usan las empresas tradicionales y que puede funcionar a través de una tarjeta o la huella dactilar.
Se trata de un sistema de control de asistencia que responde a un contexto de trabajo presencial, en donde los colaboradores gestionen manualmente el ingreso y salida de las dependencias de la empresa.
Por eso, y tal como lo ha expresado la Dirección del Trabajo, hoy las empresas pueden optar por soluciones que faciliten el control de asistencia a distancia, siendo claves para cumplir con las medidas de distanciamiento y, así, evitar la propagación del COVID-19.
Un sistema digital permite optimizar el registro de asistencia a través de diversas funcionalidades que mejoran la experiencia de los trabajadores. Además, se pueden incluir herramientas asociadas a un GPS o simplemente subiendo una foto.
Actualmente, el mercado propone una amplia variedad de mecanismos para la gestión de asistencia, control horario y comunicación con los trabajadores.
El clásico reloj de asistencia ha sido, hasta el momento, uno de los aparatos más usados. Consiste en asignar al trabajador una tarjeta que puede incluir un chip o una banda magnética, la cual debe pasar por el sistema al iniciar y terminar la jornada laboral.
También existen sistemas que funcionan con base en huellas dactilares, aunque tienen el mismo inconveniente que el reloj control: requieren de presencialidad.
Sin embargo, cada vez son más las empresas que han optado por control de asistencia digital para registrar el horario y la fecha. Considerando el contexto actual, una app podría ser la solución más conveniente para llevar un registro adecuado. Sobre todo porque es un sistema virtual que agiliza todo el proceso, facilitando la gestión y organización del departamento de Recursos Humanos.
Puede ser la solución idónea sobre todo para los negocios que están empezando o cuentan con personal trabajando desde diferentes lugares. Esta propuesta no requiere de grandes inversiones y se implementa fácilmente. No obstante, hay que tener en cuenta los siguientes factores:
En definitiva, el control horario está experimentando cambios muy interesantes. Tanto el trabajo presencial como el teletrabajo necesitan de modalidades que cubran las necesidades del empresario y el trabajador.
Si estás pensando en adaptar tus operaciones a las tendencias actuales, te invitamos a revisar las principales consideraciones a evaluar para incorporar un control de asistencia digital.
La tecnología evoluciona continuamente, impactando diversos sectores o áreas del entorno productivo. Al respecto, un sistema GPS puede ser clave para optimizar la gestión empresarial. Especialmente en un contexto en el que el trabajo remoto está marcando la pauta, esta herramienta resulta muy útil para el control de asistencia.
Gracias a las características del GPS puedes llevar un registro de los colaboradores de tu empresa preciso, en tiempo real, de forma remota y segura. A continuación, verás cómo esta tecnología puede ser beneficiosa para tu empresa, ayudándote a simplificar el registro de asistencia de los trabajadores.
Es una herramienta que proporciona servicios de posicionamiento y navegación. El nombre corresponde a las siglas de Global Positioning System, o Sistema de Posicionamiento Global, y tiene diversas aplicaciones.
Este sistema es gratuito e ininterrumpido, además de que puede ser usado desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento. Gracias al avance tecnológico, tienes acceso a receptores de GPS desde diferentes equipos, ya sea un smartphone, un vehículo o cualquier otro activo.
El GPS tiene tal funcionalidad que se ha hecho esencial en sectores como el transporte y la logística, así como en situaciones comunes de la vida diaria, como buscar la dirección de un lugar o planificar un viaje. Sin embargo, también es útil en ciertos procesos y operaciones corporativas.
En Chile, la ley exige a las empresas llevar un registro de asistencia y de las horas trabajadas de sus colaboradores. Este control favorece el cálculo de la nómina, vacaciones y liquidaciones. A su vez, permite prestar mayor a atención al cumplimiento de las responsabilidades laborales de cada cargo, aumentando la productividad a nivel general.
Ahora bien, ¿por qué usar un control de asistencia con GPS puede beneficiar a tu organización? Las razones son varias:
Usar el sistema GPS para el control de asistencia permite automatizar un proceso que es una obligatoriedad, mejorando también la experiencia de los colaboradores. Se trata de utilizar instrumentos con funcionalidades que garanticen mayor precisión y orden a la gestión de la fuerza de trabajo, optimizando el ingreso y procesamiento de los datos.
En el caso del trabajo remoto, el ingreso a aplicaciones o software de control de asistencia con GPS son muy útiles, ya que solo basta con un smartphone o computador, indispensables para las labores cotidianas. Por lo que, sin importar donde estén, podrán acceder a la app o software de control de asistencia e ingresar todos los datos necesarios.
Si quieres adaptarte a la era tecnológica y mejorar el estándar de eficiencia en tu empresa, es bueno comenzar a modernizar ciertos procedimientos que influyen en el logro de metas. Estos cambios pueden incluso optimizar el desempeño laboral de tus colaboradores, ayudándote a ofrecer productos y servicios de mejor calidad al mercado.
En Chile, el control y registro de asistencia de los trabajadores es obligatorio para todas las empresas, tal como lo estipula el artículo 33 del Código del Trabajo. En ese sentido, existen diferentes modalidades para cumplir con este requerimiento, por lo que queda a tu criterio elegir la alternativa adecuada.
Hoy verás cómo funcionan las distintas formas de registrar la asistencia de los trabajadores de tu empresa, así podrás optar por la que más te convenga.
De acuerdo con la ley, para controlar la asistencia y las horas trabajadas de los colaboradores de tu empresa puedes utilizar:
El libro de asistencia es una de las modalidades más populares gracias a su sencillez. Solo necesitas un libro o cuaderno de asistencia donde los colaboradores registren los días y horas trabajados.
El reloj control consiste en un aparato que puedes ubicar en cualquier parte de la oficina. En él, los trabajadores deben ingresar una tarjeta al momento de entrar y salir del establecimiento, para así dejar registro de su cumplimiento laboral.
También puedes llevar un registro electrónico donde el trabajador solo requiera utilizar una tarjeta con cinta magnética al momento de entrar o salir de la empresa.
Se trata de un sistema computacional con reconocimiento biométrico para que los trabajadores solo tengan que ponerse frente a una cámara o ingresar su huella.
La asistencia GPS es un método que utiliza un software para dispositivos móviles para establecer la ubicación del trabajador durante sus horarios de trabajo. Esto te permite determinar si los trabajadores cumplen con una ruta establecida o están en el lugar donde deben cumplir con sus funciones.
Para gestionar correctamente la asistencia de los trabajadores de tu empresa, es necesario considerar variables como:
Todo dependerá de tu presupuesto y del tipo de actividad que los trabajadores de tu compañía realicen. El libro de asistencia y el reloj control son los métodos más anticuados, pero los más fáciles y económicos de implementar. En el caso del libro de asistencia, considera que siempre está sujeto al error humano, al registro de horas erradas y al descontrol de las horas extra.
El marcaje por tarjeta magnética y el reconocimiento biométrico sí emplean sistemas computacionales que facilitan el posterior cálculo de horas, ya que todo es automatizado. Finalmente, la asistencia GPS es ideal para trabajadores que desempeñan sus funciones en el terreno y para la contingencia actual, donde el trabajo remoto es una necesidad.
El responsable del correcto registro de control de asistencia eres tú como empleador. Si bien puedes designar a alguien dentro de Recursos Humanos para que supervise el proceso, en ti recae toda responsabilidad sobre su uso adecuado.
La asistencia GPS se puede instalar a través de una plataforma web, mientras que el resto de métodos requiere instalar dispositivos en áreas de entrada y salida de personal.
Aquí, es necesario considerar que mientras una pyme puede implementar una solución en la entrada principal del establecimiento, una empresa grande probablemente necesitará instalar equipos en cada área o departamento.
Finalmente, recuerda que -como empleador- estás obligado/a a llevar un solo tipo de registro, pero puedes implementar los que estimes conveniente de acuerdo con el tipo de funciones que desarrollan tus colaboradores.
Sección 3:
Ya conoces las alternativas que ofrece el mercado para incluir el control de asistencia en tu empresa. Ahora, ¿Cómo implemento este sistema en mi empresa, en mi oficina y en mis equipos?
Conoce aquí los detalles para llevar a cabo una implementación efectiva, de bajo impacto y alto rendimiento.
La tecnología avanza y muchas empresas ya se han sumado a la transformación digital, en donde tanto la información como los procesos se digitalizan y se optimizan procesos. Uno de ellos es el control de asistencia. Se ha pasado de una firma manual en un libro a sistemas computacionales digitales que te permiten alojar huellas dactilares o hacer firmas electrónicas.
A este tipo de tendencia, se ha ido adaptando también la Dirección del Trabajo. Va de a poco modernizando sus estatutos con el fin de ir de la mano con la tecnología y las necesidades de las empresas. En cuanto al control de asistencia digital, la DT plantea ciertos mecanismos de registro que te permiten determinar las asistencias y horas de trabajo, las cuales deben cumplir una serie de requisitos:
En primer lugar, hay que tener en cuenta que la obligación de realizar un control de asistencia debe basarse en un acto voluntario y no obligado por o controlado presencialmente por el jefe o encargado. El sistema debe reflejar: nombre completo del trabajador, número de su cédula nacional de identidad, indicar fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y los datos del empleador.
Se puede utilizar cualquier modelo de control de asistencia digital, así como parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética, claves o password, token, etc.
El sistema de control de asistencia elegido deberá entregar algún tipo de comprobante con cada acción realizada. Puede ser a través de un papel o de forma electrónica, a través de un mail, etc.
El sistema elegido deberá proporcionar reporte sobre la asistencia semanal, bimensual, etc. Con esta tecnología se excluye a las empresas a mantener al día el artículo 20 del reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
El sistema elegido deberá ser mantenido y actualizado por el empleador.
El sistema de Control de Asistencia deberá ser verificado y fiscalizado antes de su implementación por una persona jurídica dedicada a la certificación o por un profesional del desarrollo de tecnología.
El empleador deberá dar acceso a los fiscalizadores para que puedan acceder a los reportes de manera presencial (en el lugar de trabajo físico) o remota (desde la Dirección del Trabajo).
El sistema elegido puede no ser el único en la empresa. De hecho, en muchas industrias se necesita de la ayuda de otro sistema de control de asistencia para suplir las necesidades, como es el caso de la industria de la construcción. Lo que sí es importante, es que los sistemas utilizados puedan complementarse entre ellos y retroalimentarse en información.
Si bien hemos visto que la transformación digital llegó para quedarse, hay varias acciones en la automatización de procesos organizacionales que responden a ciertas normativas legales. De hecho desde que ocurrió la crisis sanitaria por Covid-19 y nos vimos forzados al teletrabajo, cambió la forma de trabajar y cambio el tipo de relación entre el empleador y el empleado.
Uno de los cambios fue la nueva normativa de sistemas digitales para el control de asistencia de los colaboradores. En el último tiempo estos sistemas han demostrado un gran incremento por parte de las organizaciones. Junto con esto también sabemos que cada organización difiere en su cultura organizacional, estrategia, modalidad de trabajo, tipos de contrato, normas y procedimientos. Y también sabemos que hay un mercado lleno de opciones, por lo que ¿Cómo elegimos el mejor sistema de control de asistencia para que se adecue a cada organización?
Analicemos algunas perspectivas que te pueden ayudar:
Existe el dictamen N°696/27, dispuesto por la Dirección del Trabajo, que especifica que un servicio de control de asistencia electrónica debe cumplir con ciertas características en relación con las marcas de asistencia y continuidad operacional del servicio.
En resumen, lo que indica la nueva ordenanza de la dirección del trabajo sobre las nuevas características del control de asistencia son:
Si quieres conocer más detalles de la normativa puedes ingresar aquí.
Por último, es fundamental que el sistema de control de asistencia seleccionado esté certificado por una empresa externa independiente a la entidad u organismo que desea utilizar la plataforma y este proceso de verificación debe incluir la revisión de las características de seguridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos registrados. Se deben incluir pruebas del sistema, la validación de la dirección del trabajo y el sistema debe ser recertificado cada 24 meses.
Parte fundamental en donde la Dirección del Trabajo pone énfasis, es en relación al uso digital del control de asistencia, el cual no puede vulnerar ninguno de los derechos del colaborador. Es importante que el registro de control de asistencia seleccionado se ajuste a las características personales de cada tipo de trabajo por cada colaborador.
Existen trabajadores de jornada completa, jornada parcial, en base a turnos, en terreno, etc. Es por ello por lo que hoy más que nunca se debe contar con un registro remoto por medio de celulares o computadores, con contraseñas personales e intransferibles para la seguridad del colaborador, junto con comprobantes de ingreso y salida, con copia al correo electrónico.
Es una forma de respaldar la información y evitar inconvenientes en la relación empleador y empleado, ya que el registro de asistencia impacta tanto la relación que se tenga con la jefatura en cuanto a responsabilidad, compromiso y desempeño, como para el área de administración en lo que es el cálculo en la liquidación de sueldo.
Existen varios mecanismos y formatos de registro de asistencia, según las características de cada colaborador. Esta flexibilidad y atención a las necesidades de cada colaborador, es una ventaja que entrega el área de gestión de personas.
La automatización del proceso de registro de asistencia entrega reportes, alertas automáticas de inasistencias, retrasos, tiempo extra, etc., en donde se entrega información valiosa en tiempo real para tomar decisiones frente a otros procesos de desarrollo organizacional. De esta forma se utiliza y se gestiona con información clara y transparente de cara a los colaboradores, evitando arbitrariedad o favoritismos.
Llevar el control de asistencia de tus colaboradores en tu empresa es una de las tareas fundamentales a la hora de tener que definir el pago mensual de remuneraciones o hacer la liquidación de sueldo. Antiguamente, esta era una labor que se realizaba de manera manual, pasando lista, como volver al colegio. Hoy, la Dirección del Trabajo te permite integrar tecnología y llevar este proceso de manera más automática y más eficiente, con la ayuda de un software de recursos humanos.
Hay muchas formas de llevar el control de asistencia, todo dependerá del tipo de empresa, número de trabajadores o industria en la que trabajes. Va a variar mucho si tienes que llevar el control en una empresa de 30 personas donde todos trabajan en una misma oficina a controlar la asistencia en una constructora donde hay más de 200 colaboradores y tienen que estar en distintos lugares en el mismo día, por ejemplo.
Aquí te ayudaremos a resolver el tema de cómo llevar el control de asistencia digital en tu empresa. Además te ayudaremos a elegir cuál es la que más te conviene según tu rubro y oficina.
Conoce las opciones para llevar el control de asistencia en tu empresa: registro de asistencia manual, control de asistencia media o software de asistencia con sistema de control integrado. Te daremos 3 alternativas que puedes utilizar si es que necesitas llevar un control de asistencia digital. Deja atrás los libros de asistencia, la lista de curso o el reloj de tarjetas de registro. Es tiempo de que abras a la tecnología y permitas que este proceso sea mucho más eficiente para todos.
Hay muchas empresas que no necesitan tener un control de asistencia en base a un reloj control. Esto quiere decir, que no necesitan que sus colaboradores marquen huella o se registren cuando llegan o se van. Funcionan en base a una confianza y flexibilidad laboral, en donde el colaborador trabaja su jornada laboral completa o parcial, según haya acordado con el empleador, y cumple sus objetivos sin fiscalización. Cuando hay alguna ausencia, día administrativo o vacaciones, se habla directamente con el jefe a cargo o del área de recursos humanos y ellos manualmente descuentan esos días en el software o dejan una nota escrita con observaciones.
El software te mostrará los días de asistencia que llevas durante el día, incluida tus horas que has trabajado, pero necesitarás manualmente decirle al software cuántos días se fue de vacaciones o cuántas horas faltó por algún trámite. El software de control de asistencia hará el cálculo de manera automática y te entregará la información requerida para realizar la liquidación de ese mes. Esta es una alternativa mucho más cercana y directa entre el empleador y el empleado. Es muy rica en comunicación y calidad laboral.
En algunos casos, es necesario tener un control más agudo sobre las jornadas de trabajo y el horario de entrada o salida. Esto sucede en empresas grandes, donde hay muchos colaboradores y llevar el control más de cerca se hace poco viable. También sucede en empresas en donde las jornadas de trabajo se dividen en distintos lugares o son con horarios pocos regulares. Lo que debes saber es que no es necesario tener un software que contenga un reloj control incorporado que mida las asistencias. Puedes contratar un sistema de control de acceso diferente y que este se adapte a tu plataforma de recursos humanos. Hay muchas empresas que brindan el servicio de reloj control para que puedas contratar aparte, de esta forma no se mezcla el software con problemas de funcionamiento de la máquina o del huellero.
Es una muy buena alternativa, ya que puedes elegir ese proveedor que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa, según número de gente trabajando, industria o horarios a cumplir.
Otra alternativa es contar con un software de recursos humanos que incluya un sistema de control de acceso incluido, como un reloj control. De esta forma podrás tener control absoluto de quiénes entran y qué horario llegan o se retiran de su lugar de trabajo. Es una buena alternativa si no quieres contratar a otra empresa que te ayude con el sistema de control de acceso y quisieras tener todo en uno.
Una de las desventajas de esta alternativa es que funciona solo para algunas industrias y no es muy flexible o personalizada para situaciones puntuales o acordadas por cada empresa. Además mezclas lo que es el software de recursos humanos con un elemento tecnológico que puede afectar al sistema directamente.
¿Ya te decidiste qué alternativa tomar para llevar el control de asistencia de tu empresa? Podemos recomendarte Buk, un software de recursos humanos que te permite maniobrar el control de asistencia de manera manual y cercana con tus colaboradores, pero además tiene un módulo de asistencia que funciona con sistemas de control de acceso que puedes contratar aparte. En Buk hay una atención personalizada, en donde te ayudan a contratar ese sistema de control de acceso de forma que mejor se adecue a tu rubro, industria, número de personas o cantidad de horarios y jornadas laborales que necesiten. Hay una gran experiencia en saber las necesidades que un colegio necesita, en comparación con un hospital. Además tienen proveedores que ofrecen el sistema de control de asistencia y se adaptan al software de manera muy amigable, por ejemplo: Geovictoria, Ctrl it, Proiecta, Genera, BioSign y rFlex.io.
Sección 4:
Aquí te dejamos algunas preguntas frecuentes para ayudarte a resolver las principales dudas que puedas tener.
Recuerda que es importante informarte no solo acerca de los productos disponibles, sino de cómo estos se adaptan al día a día de tus colaboradores, y si te ayudarán a cumplir con las normativas regentes.
El control de asistencia es un mecanismo que facilita procesos como el cálculo de la nómina, vacaciones e incluso liquidaciones, además de facilitar las estrategias para detectar y disminuir el ausentismo laboral. Para profundizar en el tema, aquí encontrarás respuesta a diversas preguntas frecuentes: control de asistencia, cómo funciona, ventajas y más.
El artículo 33 del Código del Trabajo estipula que -como empleador- estás en la obligación de llevar un registro que permita controlar la asistencia y las horas trabajadas del personal.
Inicialmente, la ley solicitaba específicamente tener un libro de asistencia o un reloj control con tarjeta de registro. A raíz de los avances tecnológicos, ahora también se han añadido métodos para el control de asistencia modernos, como el registro electrónico-computacional con tarjeta de cinta magnética, el sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar y los sistemas de georreferenciación (GPS).
Al respecto, la ley señala que el sistema de registro debe mantenerse siempre en el lugar de prestación de servicio de los trabajadores, una especificación que apunta a facilitar el cumplimiento de la normativa.
Los sistemas GPS permiten el marcaje remoto, una modalidad de registro de asistencia ideal para aquellas personas que trabajan en terreno o a distancia, algo especialmente importante en tiempos de pandemia.
Al combinar las funcionalidades del GPS con un software de control de asistencia, es posible llevar -en la nube- un registro automatizado y en tiempo real sobre las horas trabajadas, facilitando el cumplimiento de la normativa y optimizando al máximo la productividad.
El control de asistencia por celular puede variar en su funcionamiento de acuerdo con la empresa proveedora del servicio. Sin embargo, y de forma general, se trata de una app o plataforma web a la que se puede acceder desde un smartphone para registrar las actividades y contar las horas reales trabajadas.
Estas herramientas pueden contar con georreferenciación y reconocimiento facial para determinar que el trabajador realmente se encuentre en su área de trabajo y esté cumpliendo con sus funciones.
No llevar un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo puede conllevar multas por 10 UTM (si tu empresa tiene de 1 a 49 trabajadores), 40 UTM (50-199 trabajadores) y 60 UTM (200 trabajadores en adelante).
En la mayoría de casos, la jornada laboral en Chile no puede exceder las 45 horas semanales, sin embargo, hay algunas excepciones. Según la ley, no tienen límite horario aquellas personas que:
La flexibilidad horaria hace referencia a la libertad que tiene el trabajador de ingresar al trabajo dentro de una franja de 60 minutos luego de que inicie el horario de entrada pautado.
Con esto, ya has encontrado respuesta a las principales preguntas frecuentes del control de asistencia. No esperes más e implementa este mecanismo para aumentar la productividad y evitar multas.