Ventajas del sistema de gestión documental en la empresa

Implementar un sistema de gestión documental en la organización ofrece múltiples beneficios que mejoran la eficiencia operativa. 

Es por esto que debemos considerar a la tecnología como una aliada en el crecimiento organizacional, por lo que te invitamos a leer nuestra nota, para conocer más sobre este sistema de gestión.

5 ventajas del sistema de gestión documental

Estas son algunas buenas ventajas para tu empresa cuando implementas un sistema de gestión:

1. Ahorro de Tiempo

• Un sistema de gestión documental permite crear, almacenar y recuperar documentos de manera rápida y eficiente. 
• El sistema reduce significativamente el tiempo que los colaboradores dedican a buscar información, almacenarla o clasificarla, permitiendo que se enfoquen en tareas más productivas, creativas y estratégicas.

2. Aumenta la Seguridad

• Un sistema de gestión cuenta con medidas de seguridad avanzadas que protegen la información de la empresa. 
• Todos los documentos permiten el encriptado, donde es posible controlar quién tiene acceso a ellos, reduciendo el riesgo de pérdida, robo o alteración de datos sin que se conozca el origen.

3. Accesos Remotos

• La digitalización de documentos permite a los colaboradores acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. 
• La opción de este sistema es muy útil para equipos que trabajan de forma remota o para empresas con múltiples ubicaciones.

4. Permite la colaboración de equipos

• La gestión documental facilita la colaboración entre diferentes departamentos y equipos. 
• Los documentos pueden ser compartidos y editados en tiempo real, lo que agiliza los procesos y mejora la comunicación interna.
  
  

5. Reduce Costos

• Cuando se digitalizan los documentos también se reduce el uso de papel, las empresas pueden ahorrar en costos de impresión, almacenamiento físico y mantenimiento.
• La automatización de la gestión documental reduce la necesidad de trabajo extra en las tareas repetitivas.

Últimas herramientas digitales para la gestión documental

Existen actualmente variedad de herramientas digitales que apoyan a las empresas es su objetivo para la gestión documental, estas son:

• Firma electrónica

Es una herramienta útil que permite la firma digital de documentos de forma ágil, segura y remota, ya que no es necesario asistir a un lugar físico para ello.

• Procesos de selección

Los procesos de selección conllevan el manejo de una amplia cantidad de información y documentación, por lo que un sistema de gestión que te permita administrar y gestionar este proceso, se traduce en ahorro de tiempo.

• Google Drive

La mayoría de las personas conocen y emplean Google Drive como una herramienta que permite el almacenamiento masivo de documentos e información, bien sea para uso personal o compartido entre miembros y equipos.

• Dropbox

Esta es una herramienta que opera como un buzón de tipo digital donde es posible almacenar documentos y contenidos en un solo sitio. La información que se almacena queda contenida en la nube bajo protocolos estrictos de seguridad.

• Flujos de trabajo automatizados

Una herramienta de flujos de trabajo que son automatizados permiten la disminución de procesos manuales en diferentes tareas, esto permite agilizar y hacer más eficiente el día a día en los equipos.

Elige el mejor sistema de gestión documental para tu empresa

Si deseas implementar un sistema de gestión documental en tu empresa estos son algunos buenos tips que podrías considerar:

• Realiza una radiografía de tu empresa para conocer a fondo qué necesitas y cómo podrías darle una mejor gestión. Partiendo de esto es mucho más sencillo buscar algo que se adapte a las necesidades.

• Procura que sea un sistema intuitivo y amigable con los usuarios para que sea mucho más fácil el cambio y la puesta en marcha de la herramienta.

• Identifica si el sistema de gestión documental que te interesa permite el acceso en tiempo real y el uso de filtros que faciliten la búsqueda de información importante como es el nombre de una persona, una fecha entre otros.

• Consulta si la herramienta que te interesa puede integrarse con diferentes soluciones o herramientas digitales que como empresa ya tengas. De esta manera el proceso de implementación será más rápido y sencillo.

• Considera si esta alternativa te brinda también la posibilidad de firmar documentos digitales para eficientar las tareas.

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