Administración de archivos: Domina tus datos y optimiza tus RR.HH

Los sistemas de administración de archivos han cobrado popularidad en los últimos años, debido a que se han consolidado como herramienta clave para la gestión y la organización de las empresas.

Debido a las grandes cantidades de información que una organización produce cada día, se hace vital contar con un sistema que permita administrar estos datos y documentación de manera más eficiente. Sigue leyendo nuestra nota para saber más.

Conociendo la administración de archivos y su importancia

Podemos definir a la administración de archivos como:

• Un conjunto de prácticas en las que se busca la eficiencia cuando se trata de la creación, el almacenamiento, clasificación y el uso de datos y archivos de la empresa.
• Una estrategia en la que se busca sacar el mejor provecho posible a la información y con ello evitar también la pérdida o fuga de información importante.
• Una herramienta que permite evaluar la información y con ella crear planes o estrategias que sean de utilidad para la organización.

La importancia de una gestión documental en la empresa radica en que es posible reemplazar los archivos físicos por digitales con la intención de eficientar los procesos y garantizar la protección de la información. 

Mejores prácticas para la administración de archivos.

Si estás pensando en implementar un sistema de gestión documental para la administración de archivos es importante considerar algunas buenas prácticas:

• Evaluar las necesidades reales.

Antes de partir es bueno realizar una evaluación completa para conocer el tipo de información que se tiene y cual es de interés para clasificar como prioritarios.

• Diseñar o contar con una herramienta de clasificación.

Esto debe ayudar a clasificar la información por fechas, tipo de archivo, temas entre otros que considere la empresa para establecer categorías de orden.

• Programa para retener los archivos.

Sirve para darle a los archivos físicos un tiempo de almacenamiento antes de clasificarlos y pasarlos a un sistema digital. Esto permite ir realizando la gestión de forma ordenada según las prioridades.

• Uso de formularios electrónicos.

Es una herramienta eficiente que no requiere de documentos físicos, y es relevante cuando se trata de obtener información. 

Es una opción que emplean muchas empresas actualmente y que les permite clasificar y obtener métricas relevantes para sus procesos.

• Buscar herramientas amigables.

Utilizar herramientas tecnológicas para la gestión documental requiere que podamos elegir aquellas que tengan una interfaz fácil de entender y que sea intuitiva para el acceso de todas las personas.

La administración de archivos en las áreas de personas.

Gestionar bien a los talentos dentro de una empresa es una función esencial para el área de personas. Esta es un área que produce y maneja un alto volúmen de información y también de documentos por lo que contar con un plan de gestión documental podrá ahorrar tiempo y recursos a las personas de este departamento.

• Implementar una buena estrategia respaldada por una buena herramienta de gestión documental potenciará una mejor productividad y fortalecerá la protección de la información.
• Gestionar bien la información potencia la toma de mejores decisiones al interior de los equipos.

¿Conoces Buk y el módulo de gestión documental?

En Buk buscamos ayudar a las empresas a crear lugares de trabajo más felices, es por esto que creamos diferentes herramientas para ayudar al área de personas. Una de estas soluciones es el módulo de Gestión Documental con la cual puedes reducir costos y tiempo cuando se trata de administrar y digitalizar los archivos.

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