¿Cuál es el objetivo de la gestión documental en las empresas?

El objetivo de la Gestión Documental en las empresas es organizar y controlar la creación, almacenamiento y acceso a documentos de manera eficiente. 

Esto mejora varios aspectos al interior de la organización, asegurando el cumplimiento de normativas y protegiendo la información confidencial. 

Sigue leyendo nuestra nota y conoce más sobre cómo potenciar mejor los procesos organizacionales.

Eficiencia optimizada: encuentra lo que necesitas, cuando lo necesitas

La eficiencia optimizada enfocada en la implementación de la gestión documental permite mejorar las operaciones diarias. Estos son algunos ejemplos:

• Acceso rápido y fácil: puedes localizar documentos en segundos con sistemas de búsqueda avanzados.

• Organización centralizada: Almacena todos los documentos en una plataforma única y accesible para todos según tus preferencias.

• Reduce errores: Minimiza la pérdida de documentos y errores de archivo al momento de gestionarlos.

• Seguridad: Protege la información sensible con permisos de acceso y encriptación.

• Ahorro de tiempo y recursos: Reduce el tiempo dedicado a buscar documentos y disminuye el uso de papel.

• Cumplimiento de la ley: Facilita el cumplimiento de regulaciones y auditorías con registros bien organizados.

Seguridad blindada: protege tu información confidencial

El sistema de gestión documental moderna es crucial para proteger la información confidencial de una empresa. Con el creciente volumen de datos que las organizaciones manejan diariamente, es fundamental contar con un sistema que garantice la seguridad y la integridad de los documentos. 

Un sistema de este tipo permite:

• Proteger contra amenazas externas.
• Las auditorías y registros detallados de acceso permiten rastrear quién ha visto o modificado documentos, facilitando la detección y prevención de actividades sospechosas. 
• Es posible recuperar versiones anteriores de documentos.
• Ofrece vigilancia y control para mantener la confianza en los sistemas internos  para cumplir con normativas de privacidad y protección de datos.

Un sistema de gestión documental efectivo no solo protege la información, sino que también optimiza su uso y accesibilidad.

Cumplimiento normativo simplificado: cumple con las regulaciones sin estrés

El cumplimiento normativo en Chile se simplifica significativamente con la implementación de un sistema de gestión documental robusto. Este permite mantener un registro organizado y accesible de todos los documentos, asegurando que cumplan con las regulaciones locales. 

Al automatizar procesos como la clasificación, el almacenamiento y la recuperación de documentos, se reduce el riesgo de errores humanos y se facilita la auditoría y el seguimiento de la conformidad con las normativas. 

Además, la gestión documental proporciona herramientas de control de acceso, garantizando que solo el personal autorizado tenga al alcance la información confidencial, lo que refuerza la seguridad y la integridad de los datos.

Módulo de Gestión Documental la herramienta de Buk que debes conocer

Este módulo está diseñado para optimizar la organización y el manejo de todos tus documentos empresariales, facilitando su acceso y control. 

Con Buk, puedes almacenar, clasificar y recuperar documentos de manera rápida y segura, asegurando el cumplimiento normativo y protegiendo la información confidencial. Además, su interfaz intuitiva y funcionalidades avanzadas te permiten gestionar permisos de acceso, realizar seguimientos y auditorías, y mantener un entorno digital ordenado y eficiente. 

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