Optimiza tus documentos con un software de gestión documental

Ahorrar dinero, tiempo y recursos es una de las misiones más importantes para las empresas. El fin de esto es poder potenciar la eficiencia y la productividad.

Es por esto que contar con un software de gestión documental permite obtener estas y muchas otras ventajas.

Sigue leyendo nuestra nota para conocer más sobre los beneficios de implementar este tipo de tecnología.

Mejora la eficiencia y la organización con software de gestión documental

La implementación de un sistema de gestión documental mejora muchos aspectos de la empresa, así lo expresó Mordor Intelligence revelando data interesante sobre un estudio realizado sobre el uso de esta herramienta.

• Con un software de gestión documental las empresas pueden reducir los costos hasta un 21%.
• El 19% de las empresas que implementan esta herramienta se benefician especialmente de la automatización de los procesos, optimizando flujos para trabajar de forma más ordenada.
• El 14% dentro de las empresas dentro del estudio han indicado que sus procesos de atención al cliente son mucho mejores gracias a un sistema de gestión documental.

Estos datos pueden evidenciar que el uso de esta herramienta se está potenciando cada vez más y ofrece beneficios que pueden medirse en el tiempo.

Beneficios clave de utilizar un software de gestión documental

Dentro de los beneficios que podemos destacar están:

1. Ahorro de costos

• Es un beneficio importante cuando se trata de la implementación de un software de gestión documental, ya que se puede reducir el uso de papel, tinta, herramientas de uso entre otros aspectos. 

• También es posible ahorrar en renta de espacios y archivadores para mantener los documentos de información.

2. Automatización de procesos

• La productividad es un tema muy importante para cualquier empresa y sus equipos, por lo que el uso de una herramienta como esta permite optimizar los procesos al digitalizar la información y acceder a esta de forma más rápida.
• También el software permite la automatización de diferentes tareas lo que permite más eficiencia y tiempo para dedicar a aspectos más de estrategia y creatividad.

3. Generar y administrar documentos

• Un sistema de gestión documental permite crear, administrar y subir masivamente documentos.
• Es posible crear plantillas con el fin de crear contenido, buscarlo o administrarlo de forma rápida y sencilla.

4. Controlar y fiscalizar

• Para las empresas es vital poder conocer qué personas acceden a los documentos con el fin de mantener la seguridad y la protección de la información.
• Una herramienta como esta permite además saber qué cambios se hicieron en los documentos, fecha de acción y la persona que los causó. De esta forma se puede monitorear mejor.

5. Rapidez y facilidad

• Encontrar un documento dentro de un grupo de archivos físicos puede tomar mucho más tiempo.
• Con el uso de una herramienta encontrar un documento es posible en instantes, ahorrando tiempo a las personas.
  
  

Elige el software de gestión documental adecuado para tu empresa

Buk es una empresa que ofrece diferentes soluciones para las empresas con el fin de ayudar a crear lugares de trabajo más felices. Una de estas soluciones es el módulo de Gestión documental, con la cual es posible obtener todas las ventajas que mencionamos y mucho más.

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